Toimintaohjeet

Helsingin Nuorkauppakamari ry:n toimintaohjeet

1. Nimi ( vrt. sääntöjen kohta 1)
   Yhdistyksen nimi on Helsingin Nuorkauppakamari ry, ruotsiksi Helsingfors Juniorhandelskammare rf. Yhdistyksestä voidaan kansainvälisissä yhteyksissä käyttää epävirallista nimitystä Junior Chamber International Helsinki. Sen kotipaikka on Helsingin kaupunki ja toimialue Helsingin seutu.
   
   
2. Tarkoitus (vrt. sääntöjen kohta 2)
   Yhdistyksen poliittinen puoluettomuus tarkoittaa sitä, että se ei esitä puoluepoliittisia kannanottoja.
   
   
3. Toiminta (vrt. sääntöjen kohta 3)
   Yhdistys julkaisee toiminnastaan jäsentiedotetta, joka jaetaan yhdistyksen jäsenille ja senaattoreille, koejäsenille, kunniajäsenille ja valituille sidosryhmille.
   
   
4. Jäsen (vrt. sääntöjen kohta 4 ja 5)
   
   Koejäsen
   Yhdistyksen koejäseneksi haluavan tulee jättää hallitukselle kirjallinen koejäsenhakemus ja esittäytyä kamarin hallitukselle hallituksen kokouksessa tai muussa sopivassa tilaisuudessa.
   Kamarin hallitus nimittää kokeineista kamarilaisista kummihenkilön koejäsenelle.
   
   Koejäseneksi valittavalta edellytetään ennen varsinaiseksi jäseneksi hyväksymistä esittäytmistä kamarin tiedotusjulkaisussa, osallistumista koejäsenkoulutukseen, yhteen projektiin, vähintään kahteen kuukausitapahtumaan ja yhteen alue- kansalliseen tai kansainväliseen kokoukseen, tai vähintään päivän kestävään nuorkauppakamarikoulutukseen.
   
   Siirtojäsen
   Siirtojäsenen hyväksymistä hallitus voi esittää jokaisessa yhdistyksen kokouksessa. Hyväksymisen edellytyksenä on, että ehdokas on maksanut jäsenmaksunsa siihen kamariin, johon hän kuului vuoden ensimmäisenä päivänä, ja että hän on toimittanut kantakorttinsa. Jäsenmaksunsa hän maksaa siihen kamariin, johon hän kuului jäsenenä vuoden 1. päivänä.
   
   Jäsenmaksut ja erottaminen
   Varsinaisen jäsenen on maksettava jäsenmaksunsa viimeistään maaliskuun 15. päivään mennessä. Mikäli jäsenmaksu on huomautuksesta huolimatta edelleen maksamatta toukokuun viimeisenä päivänä, hallitus voi erottaa jäsenen kesäkuun viimeisen päivän jälkeen. Jäsenmaksun myöhästymisestä maksettavasta korotusmaksusta päätetään vuosikokouksessa erikseen.
   
   Mikäli jäsen ei ole osallistunut millään tavalla yhdistyksen toimintaan viimeisen 12 kuukauden aikana, hallitus voi erottaa jäsenen ja hänen nimensä poistetaan postitusluettelosta.
   
   Muutokset
   Lisäksi jäsenen on viipymättä ilmoitettava omat muuttuneet tietonsa yhdistyksen sihteerille. Jokaisen jäsenen on itse viipymättä päivitettävä muuttuneet henkilö- ja osoitetietonsa Keskusliiton intranettiin.
   
   Kunniajäsenet, kannatusjäsenet ja senaattorit
   Kunniajäseneksi kutsutaan hallituksen esityksestä yhdistyksen kokouksessa. Kunniajäsenen tulee olla 40 vuotta täyttänyt henkilö, jolle yhdistys haluaa osoittaa kunnioitusta tai hän on muuten ansioitunut. Muuten kunniajäsenistä ja kannatusjäsenistä on määräykset yhdistyksen säännöissä.
   
   Kunniajäsenet, kannatusjäsenet ja senaattorit saavat osallistua yhdistyksen kokouksiin ja muuhun toimintaan, mutta heillä ei ole yhdistyksen kokouksissa äänioikeutta.
   
   
5. Yhdistyksen kokoukset (vrt. sääntöjen kohta 6)
   Yhdistyksen virallisia kokouksia ovat vuosi- ja vaalikokoukset. Tarvittaessa hallitus voi kutsua koolle ylimääräisiä kokouksia, joina voivat toimia kuukausikokoukset.
   
   Vuosi- ja vaalikokousta järjestettäessä on huomioitava niitä koskevat määräykset yhdistyksen säännöistä.
   
   
6. Vuosikokous (vrt. sääntöjen kohta 7)
   Vuosikokouksen puheenjohtajaksi ei saa valita edellisen vuoden hallituksen jäsentä.
   Vuosikokouksen yhteydessä pidetään kamarin puhekilpailu.
   
   
7. Vaalikokous (vrt. säänöjen kohta 8)
   Vaalikokouksessa puhetta johtaa ensisijaisesti senaattori ja toissijaisesti virassa oleva puheenjohtaja (PRES). Vaalikokouksessa valitaan vähintään kaksi ääntenlaskijaa, joiden ensisijaisesti tulee olla senaattoreita.
   
   Hallituksenvirkaan ehdolla oleva ehdokas ei saa ennen toimivuotensa alkua täyttää 40 vuotta. DP (Deputy President, sama kuin ensimmäinen varapuheenjohtaja) -ehdokas ei saa täyttää 39 vuotta ennen toimikautensa alkua.
   
   DP:n on vahvistettava ehdollepanonsa puheenjohtajan toimeen 31.5. mennessä yhdistyksen hallitukselle, jolloin hän on yksin ehdolla puheenjohtajaksi. Hallitus seuraa DP:n työskentelyä ja julistaa PRES:n viran 30.6. mennessä avoimesti haettavaksi, jos hallitus arvioi 5/6 enemmistöllä DP:n sopimattomaksi PRES:n virkaan.
   
   Kutakin tehtävää varten suoritetaan eri vaali. Kokouksen puheenjohtaja pyytää halukkaita asettumaan ehdolle. Ehdokkaat saavat käyttää arvotussa järjetyksessä puheenvuoron, jonko pituuden määrää kokouksen puheenjohtaja. Ehdokkaan puheenvuoron ajaksi kilpailevat ehdokkaat poistuvat.
   
   Puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan vaalissa ehdokkaan on tullakseen valituksi saatava yli puolet annetuista hyväksytyistä äänistä. Mikäli vaali ei ratkea ensimmäisessä äänestyksessä, suoritetaan toinen äänestys kahden eniten ääniä saaneen ehdokkaan kesken. Muissa vaaleissa valituksi tulee äänestyksessä eniten ääniä saanut ehdokas. Tasatulos vaaleissa ratkaistaan arvalla. Äänestyksen tulokset ilmoitetaan välittömästi. Annettuja ääniä ei julkisteta. Mikäli tehtävään on ehdolla vain yksi ehdokas, äänestystä ei tarvitse suorittaa.
   
   Edellä selostettua menettelyä noudattaen valitaan ensin PRES, sitten DP ja sitten muut varapuheenjohtajat. Toinen ja kolmas varapuheenjohtaja ilmoittavat valituksi tultuaan mitä toimintalohkoa he tulevat hoitamaan. Lopuksi valitaan muut eri toimintalohkoista vastaavat hallituksen jäsenet kokouksen puheenjohtajan, valittua määräämässä järjestyksessä. Hallitus voi yksimielisellä päätöksellä muuttaa keskinäistä tehtävänjakoaan toimintalohkojen osalta.
   
   
8. Kokousmenettely (vrt. sääntöjen kohta 10)
   Yhdistyksen vuosi- ja vaalikokouksessa kokoustekniikkana tulisi soveltuvin osin käyttää Robert's Rules of Order -tekniikkaa.
   
   Jokaisella jäsenellä on yksi ääni. Vain henkilökohtaisesti läsnä olevat voivat äänestää. Äänestyksessä äänten mennessä tasan asiakysymyksissä ratkaisee se mielipide, jota puheenjohtaja kannattaa. Vaaleissa tasatilanteen ratkaisee arpa.
   
   
9. Hallitus (vrt. sääntöjen kohta 11)
   
   Hallituksen toiminta
   Milloin yhdistyksen valitsema hallituksen jäsen on estynyt hoitamasta hänelle uskottua tehtävää, voi hallitus siirtää tehtävät tilapäisesti toisen henkilön hoidettavaksi. Tällaisella hallituksen nimeämällä henkilöllä on hallituksen kokouksissa puheoikeus mutta ei äänioikeutta. Estyneen hallituksen jäsenen tilalle on hallituksen ehdotettava uutta jäsentä lähinnä seuraavassa yhdistyksen virallisessa kokouksessa.
   
   Hallituksella on oikeus vapauttaa nimittämänsä virkailija tehtävästään kesken toimikauden ja nimittää tarvittaessa toinen henkilö hänen tilalleen. Hallitus voi nimetä virkailijalle varamiehen, jos virkailija on tilapäisesti estynyt hoitamasta tehtäviään. Virkailijoilla on puheoikeus hallituksen kokouksissa.
   
   Hallituksen kokouksista on pidettävä pöytäkirjaa. Pöytäkirjaan on merkittävä kokouksen pitoaika ja -paikka, läsnäolleet henkilöt ja käsiteltävinä olleista asioista vähintään päätökset ja mahdolliset äänestystulokset. Pöytäkirjat merkitään juoksevalla järjestysnumerolla hallituksen toimikauden alusta.
   
   Hallitusvirkojen yleiset pätevyysvaatimukset
   Yhdistyksen kaikkiin hallitusvirkoihin on seuraavat suositeltavat pätevyysvaatimukset:
   
   -  jokaisen ehdokkaan tulee olla suorittanut jäsenvelvollisuutensa yhdistystä kohtaan
   -  puheenjohtaja: toiminut yhdistyksen DP:nä (tai tapauksessa, jossa DP ei ole ehdolla, hallituksen jäsenenä)
   -  DP: toiminut yhdistyksen hallituksen jäsenenä tai virkailijana
   -  hallituksen jäsenet ja virkailijat: toiminut vähintään vuoden yhdistyksen jäsenenä ja osoittanut aktiivisuutta.
   
   
10. Hallituksen tehtävät (vrt. sääntöjen kohta 12)
    Hallitus voi ottaa päätettäväkseen minkä tahansa yhdistystä koskevan asian, ellei sitä ole säännöissä tai toimintaohjeissa määrätty yhdistyksen kokouksen päätettäväksi.
    
    Puheenjohtajan (PRES) tehtävänä on säännöissä mainittujen lisäksi:
    - kehittää, koordinoida ja johtaa yhdistystä ja sen jäsenten toimintaa,
    - huolehtia siitä, että yhdistyksen hallituksen jäsenet ja virkailijat saavat tehtäviinsä tarpeellisen valmennuksen,
    - ensisijaisesti edustaa yhdistystä Suomen Nuorkauppakamarit ry:ssä (jäljempänä Keskusliitto) ja alueellisessa yhteistyössä,
    - johtaa kamarin kehitys- ja projektitoimintaa,
    - huolehtia yhdistyksen sisäisestä palkitsemisesta, ja
    - koota ja laatia yhdistyksen toimintakertomus kustakin toimintalohkosta vastaavan hallituksen jäsenen valmisteleman aineiston pohjalta toimintavuotensa lopussa.
    
    Varapuheenjohtajan (DP) tehtävänä on mm:
    DP:n tehtävänä on valmistautua puheenjohtajavuoteensa ja perehtyä kamarin toimintaperiaatteisiin.
    DP:n erityisinä vastuualueina ovat:
    - toimia puheenjohtajan varamiehenä,
    - huolehtia kamarin strategisesta kehittämisestä,
    - seuraavan vuoden toimintasuunnitelma ja talousarvio sekä antaa vaalikokouksessa valitulle seuraavan vuoden rahastonhoitajalle ohjeet talousarvioehdotuksen laatimista varten,
    - jäsenhankinta ja kummitoiminnan koordinointi,
    - uusien jäsenten perehdyttäminen (yhteistoiminnassa IND:n kanssa liittyen koulutukseen)
    - toiminta yhteistyökumppaneiden kanssa ja niiden hankkiminen yhteistyössä COM:n kanssa ja
    - uuden hallituksen valmentaminen ja perehdyttäminen.
    
    Sihteerin (SECY) tehtävänä on mm:
    - laatia ja säilyttää yhdistyksen ja hallituksen kokouksista pöytäkirjat,
    - huolehtia yhdistykselle tulevan postin ja muun aineston jakamisesta ja arkistoinnista,
    - varmistaa jäsentietojen oikeellisuus Keskusliiton matrikkelia ja jäsenlehteä varten,
    - ilmoittaa jäsenlehdelle jäsenten osoitteenmuutokset,
    - huolehtia ilmoituksista yhdistysrekisteriin ja
    - huolehtia jäsentunnusten tilaamisesta.
    
    Rahastonhoitajan (TREAS) tehtävänä on mm:
    - hoitaa yhdistyksen taloutta ja raha- ym. varallisuutta tarkoituksenmukaisella tavalla,
    - huolehtia yhdistyksen kirjanpidon, tilinpäätöksen ja veroilmoitusten laatimisesta lain, yhdistyksen sääntöjen ja taloussäännön mukaisesti,
    - periä yhdistyksen jäsenmaksut sekä kannatusmaksut ja
    - valmistella talousarvioehdotus ja valvoa sen noudattamista.
    
    Tiedottajan (LIO) tehtävänä on mm:
    - hoitaa yhdistyksen sisäistä ja ulkoista tiedottamista,
    - tiedottaa jäsenistölle merkittävistä hallituksen päätöksistä,
    - vastata jäsentiedotteen toimituksellisesta ja teknisestä toteutuksesta,
    - tiedottaa jäsenistölle yhdistyksen ulkopuolisista JC-tapahtumista ja uutisista,
    - pitää yllä tapahtumakalenteria yhdistyksen ja muista tärkeistä JC-tapahtumista ja
    - tiedottaa ulkopuolisille kamarin merkittävistä tapahtumista hallituksen päätösten mukaisesti.
    
    Yhteiskuntavastaava (COM) vastaa mm:
    - yhdistyksen yhteiskuntaan suuntautuvasta toiminnasta,
    - yhteiskunnan toimintaan liittyvistä projekteista,
    - SNKK:n kansalliseen pääteemaan liittyvästä toiminnasta ja
    - yhteistyökumppanisuhteiden kehittämisestä yhteistyössä DP:n kanssa.
    
    Yksilölohkosta vastaava (IND) vastaa mm:
    - koulutustoiminnasta,
    - puhe- ja väittelytoiminnasta,
    - muusta kamarin toiminnasta jäsenten henkilökohtaiseksi kehittämiseksi, ja
    - uusien jäsenten ja koejäsenten koulutuksesta JC-toimintaan.
    
    Yhdistyslohkosta vastaava (LOM) vastaa mm:
    - yhdistyksen toiminnan pitämisestä aktiivisena ja vireänä koordinoimalla kamarin toimintaa läpi toimintavuoden,
    - kuukausitapahtumien suunnittelusta ja toteutuksesta sekä
    - yhteistyöstä alueen muiden kamarien kanssa.
    
    Kansainvälisten asioiden lohkosta vastaava (INT) vastaa mm:
    - kansainvälisiin kokouksiin osallistumisen koordinoinnista,
    - kaksoiskamaritoiminnasta, ja
    - yhteistyöstä kansainvälistä toimintaa harjoittavien yritysten ja yhteisöjen kanssa.
    
    Edellisen puheenjohtajan (IPP) tehtävänä on mm:
    - tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laadinta,
    - suunnitella ja valvoa yhdistyksen jäsenpolitiikkaa,
    - huolehtia kamarin tapahtumien seuralaisohjelmasta yhteistoiminnassa kunkin tapahtuman järjestäjän kanssa,
    - huolehtia palkintohakemusten laatimisesta ja
    - avustaa asiantuntemuksellaan puheenjohtajaa ja hallituksen jäseniä.
    
    
11. Taloussääntö
    Yhdistyksen taloutta ja hallintoa koskevat seikat on hoidettava yhdistyksen kulloinkin voimassa olevaa taloussääntöä noudattaen.
    
    
12. Senaattorit
    Senaatin jäsenillä, jotka ikänsä vuoksi eivät ole enää yhdistyksen jäseniä, on yhdistyksen toiminnassa samat oikeudet kuin kunniajäsenillä.
    
    
13. Sääntöjen muuttaminen (vrt. sääntöjen kohta 17)
    
    Säännöt
    Hallituksen tulee huolehtia, että säännöt täyttävät Keskusliiton ja rekisteriviranomaisten asettamat vaatimukset. Tässä asiassa avustaa Keskusliiton lainopillinen neuvonantaja (GLC).
    
    Toimintaohjeet
    Ehdotukset näiden toimintaohjeiden muuttamiseksi on jätettävä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle, joka esittää ne lausuntoineen yhdistyksen yleisessä kokouksessa käsiteltäväksi. Kokouskutsussa tulee muutosehdotuksen esiintyä kokonaisuudessaan. Muutosehdotus tulee hyväksytyksi, jos enemmistö sitä yleisessä kokouksessa kannattaa. Muutosehdotuksia ovat oikeutettuja tekemään yhdistyksen jäsenet.
    
    
14. Muut määräykset
    Nämä toimintaohjeet vahvistaa yhdistyksen kokous hallituksen esityksestä. Näitä toimintaohjeita on noudatettava niiden vahvistamisesta alkaen.
    
    Yhdistyksen kokouksissa näistä toimintaohjeista voidaan poiketa, mikäli yhdistyksen kokous niin tapauskohtaisesti päättää. Yhdistyksen muussa toiminnassa näistä toimintaohjeista voidaan poiketa, mikäli yhdistyksen hallitus perustellusta syystä niin tapauskohtaisesti päättää, jolloin poikkeaminen ja sen perustelut on kirjattava hallituksen pöytäkirjaan.
    
    
    Nämä toimintaohjeet on hyväksytty yhdistyksen kokouksessa 13.10.2005.